• Tobias Berg

Vad kostar ett kassasystem?

Uppdaterad: jun 16

Att jämföra priser på olika kassasystem är inte alltid så enkelt som det verkar. Det finns en uppsjö av olika typer av prismodeller - med mängder av olika prispunkter och variabler - som gör att det som låter billigt kan bli dyrare än du tänkt dig i längden. I den här guiden förklarar vi vad du behöver ha i åtanke när du jämför priser.


Hårdvarukostnader


Oavsett vilket kassasystem du väljer kommer du behöva någon typ av hårdvara. Traditionellt sett har hårdvaran för ett kassasystem bestått av en PC, en kassalåda, en kvittoskrivare, en scanner och en kortterminal. Du kanske inte behöver alla dessa men när du jämför priser på olika system är det viktigt att du tittar på vilken hårdvara som ingår i priset.

I många fall visar leverantörer upp ett pris för sitt kassasystem som bara täcker in licensen för programvaran eller vissa delar av hårdvaran och det är först när du ska beställa som du får se det faktiska priset - med all hårdvara inräknad.


Även hur du betalar för hårdvaran kan skilja sig mellan olika leverantörer. I vissa fall köper du hårdvaran direkt från leverantören, vilket resulterar i en ganska hög engångskostnad eller delbetalningsplan (ett komplett system kan kosta allt från 10 000 - 100 000 kronor). Fördelen med detta upplägg är du äger hårdvaran när den väl är betald och att du kan behålla den även efter att ditt avtal med leverantören gått ut.


Ett annat alternativ är att du hyr din hårdvara av leverantören. Fördelen med detta upplägg är att leverantören i så fall ersätter den om den skulle gå sönder eller behöver ersättas av någon annan anledning.


Oavsett vilket upplägg du väljer är det också bra att väga in längden på bindningstiden när du jämför olika lösningar.


Tips:

Genom att välja ett iPad-baserat system, som Kachings, får du i regel lägre kostnader än om du väljer ett PC-baserat system, eftersom hårdvaran är betydligt billigare. Med Kaching kan du dessutom använda den inbyggda kameran i din iPad som scanner, samt välja att skicka digitala kvitton. På så vis slipper du betala för en extern scanner eller kvittoskrivare.

Kortkostnader


Med kassasystem avser vi ett komplett system för att ta emot betalningar och eftersom kortbetalningar står för över 80 procent av alla köp i Sverige så är kortkostnaderna en viktig variabel för priset på ett komplett kassasystem.


Vid varje korttransaktion måste du som handlare betala en avgift till de olika delarna av ekosystemet som möjliggör kortköp (kortutgivande bank, kortnätverk och handlarens inlösare). Exakt hur stor avgift du betalar per transaktion beror på vilket avtal du förhandlat med din kortinlösare. Detta avtal kan antigen ha en fast avgift för alla korttransaktioner eller ha varierande kostnader för olika korttyper.


Oavsett hur avgiften är uppbyggd är det extremt viktigt att hålla koll på vad du betalar per transaktion eftersom kortavgifter kan ha en väldigt stor påverkan på dina marginaler. Om du exempelvis betalar en kortavgift på 1,85 % per transaktion och har en kortomsättning på 1 000 000 per månad innebär det att du betalar 18 500 kronor i månaden bara i kortavgifter. Skulle du däremot sänka den kortavgiften till 0,99 % sparar du 8 600 kronor per månad.


Tips: Om kassaleverantören erbjuder dig ett paket med både hårdvara och kortinlösen är det viktigt att räkna in kortavgifterna i din totala kostnad. Att leverantören bjuder på all hårdvara kan låta som en bra deal men risken är att du betalar mer i slutändan genom en högre kortavgift.

Programvara och integrationskostnader


Programvaran är själva kärnan i kassasystemet och det är oftast på den (och kortavgifterna) som kassaleverantören tjänar sina pengar. I regel brukar leverantörer sälja programvaran paketerad tillsammans med hårdvaran men om du redan har all hårdvara du behöver kan du ofta köpa programvaran separat och endast betala en licensavgift per månad.

Ett bra sätt att effektivisera driften av din butik eller restaurang är att även integrera kassasystemet med ett affärssystem, ekonomisystem eller en personalliggare. På så vis kan kassan automatiskt dela information med exempelvis din revisor, vilket sparar en hel del manuellt arbete.

När du jämför kostnaderna mellan olika leverantörer är det därför viktigt att dels kolla om leverantörens programvara har de integrationer du vill ha och dels räkna in eventuella kostnader för de integrationerna i den totala kostnaden.

Tips:

Det finns en uppsjö av ekonomi- och affärssystem som har likvärdig funktionalitet men har integrationer till olika kassasystem. Även om en leverantör inte har en integration till just det system du använder idag kan det därför vara värt att fundera på att byta affärs- eller ekonomisystem om detta kan sänka dina totala kostnader.

Supportkostnader


En annan faktor som kan påverka ditt pris är eventuella supportkostnader. Oavsett vilket kassasystem du väljer är det viktigt att få snabb support om du har några frågor eller får problem eftersom du inte kan sälja om inte ditt kassasystem fungerar. Det är också viktigt att kolla vilka tider som supporten erbjuds så att den är tillgänglig när du behöver den. I vissa fall kan du behöva betala extra för support på sena kvällar och helger.


Tips:

Att välja ett molnbaserat kassasystem kan vara en fördel ur supportperspektiv eftersom leverantören kan lösa de flesta problem på distans och alla uppdateringar sker automatiskt. Om ditt system är lokalt installerat behöver leverantören odäremot ofta komma ut till dig för att göra uppdateringar eller lösa problem som uppstår.



0 visningar

Kassasystem

Betalningar

Support

Om oss

© 2016-2020 Kaching AB, All Rights Reserved.